Pokud jste si někdy položili alespoň jednu z těchto otázek ...

Pokud chceme porovnávat TimeMaker s produkty od Microsoftu, musíme vždy porovnat jeden z TM modulů TimeMakeru s jedním produktem od Microsoftu:

I. MS Outlook x TimeMaker e-mail 2.0

TimeMaker je na úrovni Outlooku napojeného na MS Exchange. To znamená:

1. Maily/Kontakty/Kalendáře, jsou uložené na centrálním serveru a jejich kopie na lokálním počítači (cached mode).

2. K mailům je možné přistupovat z více počítačů najednou

3. Kalendář a kontakty je možné sdílet s více uživateli

4. Atd..

Výhody TimeMakeru:

1. Oproti MS Exchange má TM komunikaci stavěnou pro internet. Přenos všech dat je zašifrován pomocí SSL. Komunikace probíhá pomocí HTTPS portu, takže projde přes většinu firewallu. Navíc podporujeme připojení přes proxy server, takže je možné se bezpečně dostat do TimeMaker opravdu odkudkoliv.

2. Synchronizace pro mobilní telefony a PDA je přes internet. To umožňuje udržovat kalendář a kontakty aktuální, bez nutnosti zapínat počítač a připojovat se k internetu. Velmi praktické pro obchodníky.

3. V Inboxu (doručená pošta) jsou vidět úkoly včetně termínů, kdy mají být dokončeny.

4. Inbox je integrován s Kalendářem a umožňuje tak efektivní plánování úkolů

5. Plný offline mode – s TimeMaker je možné plně pracovat offline, dívat se na úkoly ostatních lidí, a pracovat s celou aplikací bez internetu.

II. MS Project x TimeMaker Plans

TimeMaker má většinu možností MS Projektu:

1. Gantovo zobrazení (časová osa jednotlivých kroků u projektu)

2. Stromovou strukturu

3. Workload (vytíženost a plánování zdrojů)

4. Relace (vztahy mezi jednotlivými kroky a jejich podmíněné aktivace)

Avšak oproti MS Projektu obsahuje:

1. Aktivní a neaktivní úkoly a plány.

2. Vždy aktuální data u všech plánů a úkolů – protože úkoly se oproti MS Projektu objevují přímo v Inboxu a jsou tak jediným zdrojem toho, co má který uživatel vykonat. Úkoly není možné smazat, pouze ukončit, posunout, odmítnout, atd.. Tím je v plánu vždy vidět aktuální stav celého projektu.

3. Podmíněná aktivace úkolu v závislosti na splnění předchozích úkolů.

4. Import/export do MS Projektu.

III. MS SharePoint x TM Workflow, Shared Files & Web Integration

TimeMaker je možné srovnávat i s MS SharePointem.

1. Sdílení souborů mezi uživateli a verzování dokumentů
2. Plné customizovatelné(uživatelský nastavitelné a přizpůsobéné) Workflow.
3. Možnost integrovat TimeMaker jako desktopovou s jakoukoliv existující webovou aplikací (vhodné pro spojení se stávajícím Intranetovým řešením). Propojení dat s intranety.
4. Propojení TimeMakeru s celofiremními informačními systémy a řídit tak firmu z jednoho software.

IV. TM Matrix

Zde TimeMaker nemá konkurenci v žádném stávajícím MS produktu. Pouze v TimeMakeru je možné opravdu pracovat s úkoly a plány napříč organizací a vidět reálnou zátěž jednotlivých pracovniků.

V. MS Excel vs TM Statistics & TM Dashboard

V Excelu je možné vytvářet statistiky a grafy. Ale statistiky hlavně potřebují data a právě jejich sběr je hlavní účel TM Statistik. TM Statistky umožňují nadefinovat statistiky, interval sběru dat, kteří uživatelé ji mají zadávat a kteří vidět. Ve velmi luxusním prostředí je pak možné statistiky zobrazit, rychle si měnit filtry nad zdrojit dat, zobrazovat různé statistiky vedle sebe nebo přes sebe, atd.. Zároveň je možné různé skupiny statistik ukládat na Dasboardu jako různé pohledy, a ty pak rychle vyvolávat... Pokud chcete řídit organizaci na základě reálných fakt, zanamenaných ve statistikách a ne na základě dojmů, pak toto je ten pravý nástroj pro Vás.

Navíc TM statistiky mají http rozhraní, kde ostatní programy mohou pravidelně vkládat data na TM server.

7PŘIKÁZÁNÍ

1. CO MŮŽE BÝT UDĚLÁNO DNES ...

Po přečtení emailu...
Nesprávně:Zavřít email nebo ho založit do složky s tím, že ho vyřeším později – to obvykle skončí nesplněním úkolu a přerušením produkčního cyklu.
Správně:Udělat jeden z následujících kroků:

2. Pokud očekáváte odpověď nebo nějakou akci v návaznosti na Vaší odpovědi – použijte funkci "Převést na TM Položku (Produkční úkol, Příkaz nebo Plán)

3. Pokud neočekáváte odpověď nebo akci od odesílatele emailu a chcete mu pouze odpovědět – použijte funkci "Odpovědět”

4. Pokud není potřebná žádná další akce – zarchivujte email pomocí funkce "Zavřít komunikaci”

5. Pokud není potřebná žádná další akce a Vy víte, že tento email nepotřebujete schovávat - smažte email pomocí funkce "Smazat”

Důvod:Úspora času tím, že nikdo nedělá žádnou akci dvakrát a nedojde k přerušení produkčního cyklu.

2. FIFO (First In, First Out) – PRVNÍ DOVNITŘ, PRVNÍ VEN
   Nesprávně: Dávat přednost jednodušším emailům nebo úkolům před těmi složitějšími..
   Správně: Vždy vyřizuj emaily nebo úkoly podle data a času příchodu do Inboxu. Vyřizuj nejstarší emaily nebo úkoly jako první, ať to stojí, co to stojí.

Důvod: Jistota, že všechna práce bude udělána včas.

3. KAŽDÉ PRAVIDLO MÁ VYJÍMKU
   Nesprávně: Řešit TM položky s nízkou nebo normální prioritou jako urgentní.

Správně:Vždy vyřídit TM položky s vysokou prioritou do 4 hodin.
Důvod:Efektivní vyřízení práce podle priority.

4. BUĎ CHYTRÝ
   Nesprávně: Používat Inbox nebo Koš (Deleted folder) jako skladiště nebo archív Vašich emailů.
   Správně: Po přečtení emailu, provádět jednu z akcí, které jsou vypsány pod bodem 1.

   1. Převést na úkol

   2. Odpovědět

   3. Zarchivovat

   4. Smazat

Důvod:Zajistit, že každý dokončí svojí práci zadanou pro ten den anebo správně naplánuje její dokončení. Na konci dne by měl mít každý svůj Inbox prázdný.

5. SPRÁVNÝ KONTEXT
   Nesprávně: Psát nejasné, složité, příliš dlouhé nebo příliš krátké Předměty (Subject) TM položek nebo emailů.
   Správně: Psát jasné a výstižné Předměty (Subject), které zajistí snadné pochopení čeho se daný úkol týká. Pokud je úkol součástí plánu, Předmět (Subject) by měl obsahovat rovněž jméno přidruženého plánu.

Důvod:Umožnit uživateli TimeMakeru na první pohled rychle pochopit a zorientovat se čeho se daný úkol týká.

6. PLÁNUJ
   Nesprávně: Doufat, že se práce udělá. Předpokládat, že lidé vědí, co mají udělat. Doufat, že lidé chápají smysl, potřebu a nezbytnost přidělených úkolů
   Správně: Pro jakýkoliv cyklus, který trvá vice než jeden den, vytvoř plán s potřebnými pod-plány. Ujisti se, že plán dodržuje správnou hierarchii, jeho smysl je jasný pro všechny zúčastněné a je napsán tak, aby šel v budoucnu opět použít pro řešení podobných úkolů. Napiš všechny nezbytné kroky pro vytvoření a splnění daného plánu.

Důvod:Zajisti, aby se sny staly pravdou.

7. TO NENÍ MOJE CHYBA

Nesprávně:Poslat email více lidem a očekávat, že někdo z nich splní zadaný úkol.
Správně:Poslat Produkční úkol nebo Příkaz pouze jednomu uživateli. Pokud má být stejný úkol splněn různými lidmi, je vhodné použít jednu z těchto funkcí: "Zduplikovat tuto položku,” "Převeď na Mini Operaci” nebo "Přesměrovat"

Důvod:Za jeden úkol je vždy zodpovědný pouze jeden jasně určený uživatel.

Přehled produkce Přehled produkce poskytuje v reálném čase souhrnný a přesný obraz společnosti v minulosti, současnosti a budoucnosti. Take umožňuje správné rozdělení pracovní zátěže, a to vše v jednom přehledném okně. Jste schopni zjistit, co se ve Vaší společnosti opravdu děje, i na těch nejnižších úrovních struktury firmy, a předejít problémům hned v zárodku.

Některé vlastnosti TM Matrixu :
1. Schopnost odlišit produktivní a neproduktivní zaměstance.
2. Možnost vidět, kdo pracuje na základě plánování, a kdo řeší pouze nepředvídatelné situace.
3. Možnost zjistit skutečnou pracovní zátěž a podle ní provádět správnou dělbu práce.
4. Možnost udělat si jasný obraz toho, co se děje ve Vaší společnosti – toto zahrnuje všechny emaily, úkoly, plány, soubory, linky, CRM a mnohem víc.
5. Možnost nastavit, filtrovat a měnit pohled na firmu přesně podle vašich přání. Sdílené dokumenty TimeMaker umožňuje ukládat soubory včetně všech jejich průběžných verzí do složky Sdílené dokumenty. Díky této složce mají všichni přistup k aktuálním souborům – vše z jedné centrální lokace. Archivace komunikace TimeMaker poskytuje kompletní archivaci komunikace (emaily, dokumenty, atd.), data jsou archivována organizovaně a s celou historií (všechny verze, odpovědi apod.), bezpečně, správně a se zajištěním rychlého a přesného přístupu v budoucnu. Podrobné a rychlé vyhledávání šetří čas.

Přehled produkce Přehled produkce poskytuje v reálném čase souhrnný a přesný obraz společnosti v minulosti, současnosti a budoucnosti. Take umožňuje správné rozdělení pracovní zátěže, a to vše v jednom přehledném okně. Jste schopni zjistit, co se ve Vaší společnosti opravdu děje, i na těch nejnižších úrovních struktury firmy, a předejít problémům hned v zárodku.

Některé vlastnosti TM Matrixu :
1. Schopnost odlišit produktivní a neproduktivní zaměstance.
2. Možnost vidět, kdo pracuje na základě plánování, a kdo řeší pouze nepředvídatelné situace.
3. Možnost zjistit skutečnou pracovní zátěž a podle ní provádět správnou dělbu práce.
4. Možnost udělat si jasný obraz toho, co se děje ve Vaší společnosti – toto zahrnuje všechny emaily, úkoly, plány, soubory, linky, CRM a mnohem víc.
5. Možnost nastavit, filtrovat a měnit pohled na firmu přesně podle vašich přání. Sdílené dokumenty TimeMaker umožňuje ukládat soubory včetně všech jejich průběžných verzí do složky Sdílené dokumenty. Díky této složce mají všichni přistup k aktuálním souborům – vše z jedné centrální lokace. Archivace komunikace TimeMaker poskytuje kompletní archivaci komunikace (emaily, dokumenty, atd.), data jsou archivována organizovaně a s celou historií (všechny verze, odpovědi apod.), bezpečně, správně a se zajištěním rychlého a přesného přístupu v budoucnu. Podrobné a rychlé vyhledávání šetří čas.

TimeMaker Vám umožňuje rozhodovat se a řídit firmu na základě faktů a ne domněnek. Osobní efektivita managerů klesá pokud se řídí dohady a nejsou schopni rozlišit fakta od domněnek. TimeMaker výrazně pomáhá managerům pracovat na základě faktických dat.

Plány mohou být dokončeny včas! Toto je FAKT bez ohledu na to, co Vám kdy řekl někdo jiný.

1. Plány budou dokončeny POUZE, pokud budou vykonány naplánované úkoly.
2. Úkoly budou dokončeny POUZE, pokud byly naplánovány.
3. Plánované úkoly budou dokončeny POUZE, pokud jejich dokončení bude vyžadováno. Pro tyto účely TimeMaker přináší systém plánování na základě zadaných termínů dokončení, nikoliv délky jednotlivých kroků.